Les éléments constituant la banque de données doivent être des données fiables issues des publications reconnues. La banque de données en matière de diversité biologique tourne autour de l’espèce. La connaissance de la systématique tout au moins d’un groupe taxonomique est d’importance capitale. C’est dans cette optique même que la banque de données ne peut s’ouvrir qu’une fois que les informations taxonomiques de l’espèce sont données à la première fenêtre de travail.

Le travail de gestion de la banque de données est très exigeant et ne peut en aucun cas être une œuvre d’une personne. Des cadres issus de plusieurs institutions bien ciblées sont préalablement formés sur l’utilisation de la banque de données. Etant une équipe multidisciplinaire, chaque cadre doit travailler dans un domaine approprié. La mise en commun des données issues de ces diverses institutions est faite à l’Institut National pour l’Environnement et la Conservation de la Nature.

Un système de collecte de documentation utile pour la banque de données doit être mis en place pour faciliter la tâche à l’équipe de travail.